Data Design System AS (DDS) personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Data Design System AS (DDS) samler inn og bruker personopplysninger. 

Data Design System AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

 

Behandling av personopplysninger på www.dds.no 

Nettverksansvarlig har det daglige ansvaret for DDS sine behandlinger av personopplysninger på www.dds.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av DDS internt. Det er kun DDS som har tilgang til opplysningene som samles inn. 

 

Nettstatistikk

DDS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.dds.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Vi bruker analyseverktøyet AWStats på vårt nettsted (http://www.awstats.org). Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra DDS til andre aktører.

 

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Vi benytter Cookies på vår hjemmeside for å optimalisere brukeropplevelsen til besøkende. Cookies tillater systemet å gjenkjenne brukere, noe som gjøre det enklere å bruke hjemmesiden, da nye data ikke må fylles inn på ny. 

Brukeren kan på et hvilket som helst tidspunkt deaktivere cookiene gjennom innstillingene på brukerens browser. Dette vil også kunne slette  tidligere cookier. Det er fullt mulig å benytte alle funksjoner på vår hjemmeside uten cookies.

 

Saksbehandling og arkiv

DDS bruker SuperOffice som CRM-system med elektronisk journalføring elektronisk lagring av dokumenter. SuperOffice er et CRM-system fra leverandøren Visma. 

Det registreres ulike typer personopplysninger i CRM-systemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av kontakten. Det registreres ikke sensitive personopplysninger. 

Data som lagres er nødvendig for drift av selskapet (kundekontakt, avtaler, leverandøravtaler etc).

DDS benytter Visma Business som regnskapssystem. Visma business er Regnskapssystem fra leverandøren Visma. Dataene som lagres er nødvendig etter krav fra regnskapsloven.

Dataene fra CRM og regnskapssystem blir lagret på en sikker server lokalt hos DDS

 

E-post og telefon

DDS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle firmaets oppgaver. 

Leder i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng.

DDS sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt oppfølging av forespørsler. Loggen slettes løpende.

 

Opplysninger om ansatte

DDS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er økonomiansvarlig som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det timelister. Opplysningene fylles inn av de ansatte selv. Dette er nødvendig på grunn av deltakelse i diverse offentlige støtteprosjekt, samt av andre regnskapsgrunner. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven. 

Alle stillingssøknader blir sendt til ansvarlig for stillingsutlysningen. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres.. Det er den som er ansvarlig for stillingsutlysningen som er ansvarlig for dette blir gjort i hvert tilfelle. 

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen begrenset til tjenstlig behov.

DDS benytter Huldt & Lillevik levert av Visma som lønnssystem. Datene er lagret lokalt på egen server.

 

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. DDS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av DDS sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger DDS ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

 

Kontaktinformasjon

E-post: dds@dds.no

Telefon: +47 51 78 89 00

Postadresse: Engelsvollvegen 264, 4353 KLEPP STASJON